Ju fler konferenser som bokas desto högre krav ställs på lokalerna. Eftersom konferensens syfte är att nätverka och knyta kontakter och utbyta information så är det väldigt viktigt att konferensen är byggd just för att tillåta detta.
Man ser gärna att konferenslokalen har all nödvändig teknisk utrustning för att underlätta möte och föreläsning, samt att ljud och ljus ska fungera som det ska utan att vara allt för krångligt och komplicerat. Vid brister och fel ska åtgärder tas direkt och snabba lösningar ska erbjudas. Det ska helst finna
s ett antal konferensvärdar på plats om hjälp behövs.
Möbler och utrustning i lokalerna ska underlätta för mingel och konversation. Temperaturen ska vara behaglig och det ska vara enkelt och praktiskt att föra anteckningar och hålla fokus under dagens gång. Även färger och material spelar roll i lokalen. Det ska vara ljust och behagligt, färgtoner som inte drar till sig för mycket fokus utan skapar en lugn stämning.
Luften ska vara fräsch och det bör finnas möjlighet att justera temperatur och lufttillförsel.
Lokalerna ska gärna erbjuda något utöver det normala för att bidra till en innovativ stämning och inspirera deltagarna.
