En konferens ska vara både nytta och nöje för deltagarna. I många företag och branscher är det ett tillfälle att mötas, diskutera, utvecklas och göra affärer. Även om de digitala verktygen har utvecklats snabbt och möjligheterna att artbeta och träffas på distans är större än tidigare, så kan det inte ersätta det fysiska mötet. Att träffas fysiskt har fortfarande en viktigt funktion för både beslutsfattande och affärer. Det viktigt att programmet även innehåller tillräckligt med pauser och underhållning för att lätta upp stämningen och låta deltagarna lära känna varandra.
Exempel på underhållning som brukar vara uppskattad på konferenser är musikframträdanden, mingel och gemensamma utflykter. Avsätt också tillräckligt med tid för pauser och återhämtning. På det här sättet har deltagarna större möjlighet att under avslappnade former fortsätta eller påbörja viktiga diskussioner. Mer lättsamma inslag som roliga tävlingar kan uppskattas eftersom de ger deltagarna en möjlighet att slappna av. Tänk på att alltid erbjuda alternativ till alkohol och arrangera aldrig spel där pengar är inblandade. Det kan finnas deltagare som lider av alkohol eller spelmissbruk och som inte har lust att vare sig delta eller förklara för sina kollegor varför de avstår.
Att erbjuda en upplevelse i anslutning till konferensen är ofta uppskattat och kan ge stort mervärde. Det behöver inte vara särskilt äventyrliga upptåg utan kan vara en chokladprovning, yoga för nybörjare, eller en vandring på en naturstig. En föreläsning om något som inte ligger inom deltagarnas kompetensområde men samtidigt är relevant kan ge vidgade perspektiv.
