En konferenslokal kan även kallas för ett sammanträdesrum på svenska. Ordet konferens kommer från det engelska “conference” och har använts flitigt även på svenska. Det engelska ordet har sitt ursprung i den amerikanska idrotten, såsom NFL där sammanslutningar kallas för conferences. Betydelsen är alltså inte riktigt samma men har en liknande grund då båda syftar på människor som träffas tillsammans på en plats.
Konferens står alltså för en plats där många personer samlas tillsammans. Konferens kan lätt blandas ihop med ordet kongress, men det finns dock skillnader 
på dessa två möten. En konferens ses mer som en engångshändelse där det ska ske någon sorts informativ föreläsning. En kongress är ett regelbundet möte där deltagare planerar sitt möte själva och hur de ska bidra till mötet. Det ligger alltså ett enskilt intresse för kongressens deltagare att få dela med sig av information.
En konferens är oftast gratis för deltagarna, men det behöver inte vara så för en kongressdeltagare.
Sammanträdesrum kan se olika ut, de finns både på hotell och speciella anläggningar, men också på sjukhus och flygplan. Ett flertal sammanträdesrum saknar fönster, detta för att skydda deltagarna från farliga situationer.
