För att få ihop en konferens krävs både planering och goda kunskaper om företaget samt dess deltagare. Därför kan det vara bra att välja ut en specifik person ska ha som uppgift att se till att allt planeras som det ska. Förberedelserna är även mycket viktiga för att få ihop en lyckad konferens.
En duktig arrangör av konferenser kallas för PCO, vilket står för “professional conference organizer”. Om det gäller stora konferenser för stora företag är det vanligt att anställa en person vars primära huvuduppgift är just att anordna konferenser för många 
deltagare.
Det är många saker som kan gå fel vid en konferens, och för att undvika detta krävs det mycket god planeringsförmåga. En person som väljer just detta som sitt karriärval ska vara säker på sin förmåga att kunna arrangera stora sammankomster och ska veta att denne klarar av en stor press och mycket stress.
För att en konferens ska flyta på som den ska krävs ett schema för när deltagarna ska vara på föreläsning, samt när föreläsaren ska prata och när denne ska hinna förbereda sitt tal.
Det krävs även ett schema för när deltagarna ska ha sina raster och hur långa rasterna ska vara.
