Vår planet lider av stora problem i samband med att miljön exploateras och vi går mot en mycket osäker framtid. Allt fler stora företag och anläggningar lägger stor fokus på att skapa lokaler med hänsyn till miljön och satsar stort på att minska klimatavtrycket. Både företag samt deras anställda blir allt mer måna om klimatpåverkan och hur de kan bidra på bästa sätt för att minska klimatavtrycket.

Ansvaret för klimatfrågan tas på allt större allvar och konferensvärlden är mycket måna om denna positiva trend. För att lyckas med en klimatsmart konferens är det inte bara maten och råvarorna som används som ska vara närodlade, ekologiska och vegetariska. Även lokalerna ska byggas på ett klimatsmart sätt utan att belasta miljön. Källsortering samt belysning är två stora moment som lätt kan anpassas och ombestyras för att bli skonsammare mot miljön. Även städning och renhållning kan ändras om och få nya rutiner som tar hänsyn till miljön.

Konferensen blir den nya klimatsmarta mötesplatsen som kan avnjutas utan att skada miljön runtom. Den behöver inte heller ligga långt ute på landet för att ses som klimatvänlig, då det nu finns alternativ inne i centrala storstaden som erbjuder denna positiva trend.

Ju fler konferenser som bokas desto högre krav ställs på lokalerna. Eftersom konferensens syfte är att nätverka och knyta kontakter och utbyta information så är det väldigt viktigt att konferensen är byggd just för att tillåta detta.

Man ser gärna att konferenslokalen har all nödvändig teknisk utrustning för att underlätta möte och föreläsning, samt att ljud och ljus ska fungera som det ska utan att vara allt för krångligt och komplicerat. Vid brister och fel ska åtgärder tas direkt och snabba lösningar ska erbjudas. Det ska helst finnas ett antal konferensvärdar på plats om hjälp behövs.

Möbler och utrustning i lokalerna ska underlätta för mingel och konversation. Temperaturen ska vara behaglig och det ska vara enkelt och praktiskt att föra anteckningar och hålla fokus under dagens gång. Även färger och material spelar roll i lokalen. Det ska vara ljust och behagligt, färgtoner som inte drar till sig för mycket fokus utan skapar en lugn stämning.

Luften ska vara fräsch och det bör finnas möjlighet att justera temperatur och lufttillförsel.

Lokalerna ska gärna erbjuda något utöver det normala för att bidra till en innovativ stämning och inspirera deltagarna.

Konferensen är nutidens viktigaste möte där idéer utbyts, nya kontakter knyts och nya viktiga bekantskaper föds.

Att mötas på en konferens är en självklarhet för många företag i Sverige och i de övriga nordiska länderna. Det ses som en högt prioriterad investering för att ett företag ska växa och utvecklas tillsammans med sina kollegor, samt att det är högt uppskattat bland företagets anställda.

Konferensens nytta går långt bak i tiden och har länge varit ett sätt för en stor grupp människor inom samma bransch/arbete att mötas för att föra arbetet framåt och utbyta idéer om nya arbetssätt. Konferensen har exempelvis en enorm nytta i forskningsvärlden, där den individuella forskningen har enorm vikt, men utbyte av forskningsresultat kan skapa grunden för stora upptäckter. En konferens inom medicinforskning kan leda till en medicinsk revolution och hjälpa forskare att ta fram nya mediciner som hjälper en enorm skara av sjuka människor.

Konferensen kan ske på olika plattformar och se olika ut. Vissa företag bokar gärna in sig på hotell där deras anställda kan sova under natten samt avnjuta en god middag tillsammans och mingla under kvällen. Under dagen är det oftast fokus på information och föreläsningar. Föreläsningarna kan se olika ut och ofta hyrs det in föreläsare som är duktiga på att förmedla information. Ibland får konferens deltagarna ta del av uppgifter och samarbeta med sina kollegor. I vissa fall är det mycket fokus på team building under en konferens. Då handlar det mycket om att bygga en relation mellan de anställda och förbättra samarbetet på företaget. Deltagarna får då göra övningar och roliga lekar där man lär sig mycket om varandra och hur man på enklaste sätt kan jobba tillsammans utan konflikter för att nå bästa möjliga resultat i sitt arbete.

Allt fler hotell i Sverige satsar mycket på en snygg konferensavdelning som är attraktiv för företagen att hyra in sig på. Man fokuserar mycket på att sticka ut ur mängden och erbjuda kunderna ett annorlunda sätt att uppleva konferenser på. Det ska vara mer än endast en föreläsningssal och gärna då en plats med mer fokus på mingel och den sociala biten. Det kan vara en unik middag eller möjlighet för spa. Man vill gärna komma bort från den tråkiga känslan av ett arbetsmöte och känna mer av en rolig upplevelse med sina kollegor. De flesta hotell i centrala Stockholm satsar på stora konferensanläggningar.

Många internationella företag träffar gärna sina medarbetare utomlands. I det fallet bjuder man med alla sina anställda på en kort vistelse utomlands där de anställda från olika länder får träffas och avnjuta en härlig upplevelse tillsammans. Detta är högt uppskattat dock självklart något mer kostsamt för företaget, men oftast mycket uppskattat av de anställda.

De flesta företag väljer dock oftast att ha konferenser under samma tidsperioder, vilka oftast är maj månad samt september månad. Dessa perioder ses ofta som starten på arbetsåret samt slutet på arbetsåret, på grund av att många anställda går på semester under sommarperioden. September blir då tiden för att samla på sig nya idéer och inspiration för det kommande arbetsåret och projekten som ska göras, och maj blir ofta en sammanfattning av året som gått och handlar då om hur arbetsåret har gått. Ska man boka konferenslokaler under dessa perioder kan det bli stressigt och hetsigt.

De flesta väljer även att ha konferenser på utsatta dagar under arbetsveckan, och statistiken visar att konferenser oftast sker på tisdagar samt torsdagar. Att bryta det mönstret kan ha enorma fördelar och visa positiva resultat, bland annat kan det bli enklare att hitta en passande lokal/aktivitet för konferensen då trycket inte är lika högt från andra företag.

Hösten är specifikt känd som mötesperioden då många företag lägger sin plan för året och gärna vill inspirera sina medarbetare att tänka i rätt banor för att uppnå företagets mål. Under hösten är även de flesta utvilade efter en lång ledighet och känner sig manade att få uppgifter gjorda.

Taktiken finns även bakom valet av veckodag för konferensen. Måndagar är ofta dagar då de anställda är trötta efter helgen som varit, samt att de har en del arbete att ta tag i som legat kvar under helgen. En tisdag är därför en utmärkt dag då många vill ha en paus från kontoret och gärna vill mingla med andra kollegor och byta idéer. Fredag är också en dag då de flesta längtar efter ledighet efter en lång arbetsvecka, och kanske inte är särskilt kapabla till att fokusera under en lång konferens där det blir rätt mycket information och föreläsningar. Detta gör att fredagen helst undviks för konferenser.

Dock finns det fördelar med att ha konferenser under andra dagar än de i mitten av veckan under hösten. Beroende på bransch så kan det ha stora fördelar att fokusera på information och nöje av konferens under vintern eller även under sommaren. Det kan exempelvis inspirera till ett högre fokus under perioden då företaget har som flest kunder. Hotell och restaurang är exempel på sådana branscher.

Allt fler väljer att ha en konferens som även är en annorlunda och rolig upplevelse. Att komma iväg på en konferens ska inte bara vara lärorikt och givande informationsmässigt, utan även bidra med en härlig stämning, roliga minnen och nya bekantskaper. Många hotell och konferensanläggningar satsar allt mer på att erbjuda speciella upplevelser och spännande annorlunda menyer för att attrahera nya kunder.

Mat är en stor och viktig kategori för allt fler konferensgäster. Allt fler olika rätter och smakupplevelser blir en trend och allt fler konferensgäster ser sin chans att få prova på något nytt under konferensen. Att tänka ur ett miljöperspektiv är också allt mer viktigt då fler och fler fokuserar på miljömedvetenhet och att maten inte ska tillföra någon som helst skada för miljön.

Det är allt viktigare att maten är närodlad, ekologisk och vegetarisk. Det ska helst vara gott och hälsosamt.

Maten är en mycket stor och viktigt del av konferensen och ger även dess gäster något att se fram emot. Det är en chans för konferensdeltagarna att få avnjuta en god middag tillsammans med sina kollegor för att sedan hålla fokus under resten av dagen.

Även konferensanläggningarna blir allt mer tävlingsinriktade och vill gärna intjäna ett gott rykte bland företag och hålla en god standard för att attrahera allt fler nöjda gäster. Många konferensanläggningar har en strategi för hur de ska se till att gästerna håller energin uppe under hela konferensen. De tänker på att det inte får bli allt för tung mat under dagen men gärna lite syndigare under kvällen just för att hålla humör och energinivå på topp. Menyn ska gärna vara utformad för att vara till en fördel för konferensen och inte bara smaka gott.