Att förbereda en konferens eller ett event innebär mycket arbete. En konferens kräver ofta många olika produkter och material på plats, som kolsyrat vatten, whiteboards och anteckningsmaterial. Allt detta och mer därtill går att hitta på https://www.officedepot.se/ som har ett stort sortiment av kontorsprodukter och kontorsmaterial.
Så blir konferensen lyckad
Oavsett vilket tema som konferensen kommer att hållas inom så finns det ett antal olika produkter som behöver finnas med för att det ska bli ett lyckat event. Att ha bra ljud är också viktigt. Baserat på hur många deltagare som kommer till eventet kan det behövas en eller flera högtalare, en ljudanläggning och mikrofoner.
Inför konferensen behövs en bra planering, med tydliga förutsättningar och mål. Vad är syftet med konferensen? Kommer det att hållas några sociala aktiviteter under tiden som den pågår? Det är viktigt att ha målgruppen klar för sig så att alla deltagare känner sig välkomna. Om besökarna har särskilda behov vad gäller mat, allergier eller vegetariska preferenser kan det resultera i stora problem att inte känna till detta i förväg.
Att ha rätt lokaler är också nödvändigt för att resultatet ska bli bra. En konferens kan anordnas i många olika miljöer, som ett storstadshotell eller ute på landsbygden. Bokningen av konferenslokal måste ske i god tid och de salar där föreläsningar, matbespisning med mera ska hållas behöver förstås vara anpassade för antalet gäster. All kommunikation som sker kring konferensen behöver också planeras i detalj. Inbjudningar kan behöva skickas ut, marknadsföring göras och även tackkort eller e-post skickas efter att eventet har avslutats.
Nya metoder för konferens och event
Alla event är förstås inte traditionella, fysiska möten. En företagskonferens som anordnades nyligen hölls via virtual reality eller en “virtuell verklighet”, där hundratals deltagare var iförda VR-glasögon. Den virtuella programmerade verkligheten blev arena för mötet i stället för en traditionell konferenslokal. Anledningen till att konferensen hölls på detta sätt var den pågående coronapandemin, vilket gjorde det omöjligt att träffas fysiskt. Konsultföretaget Kvadrat stod för att anordna konferensen i VR. Eventet blev lyckat och avslutades också med virtuell after work på en solbelyst takterrass. Många eventbyråer har i efterhand blivit intresserade av att hålla egna VR-konferenser, vilket har öppnat upp för en ny arbetsmarknad.
