På senare tid har det blivit allt viktigare för företag att följa med i den digitala utvecklingen. Detta eftersom att allt fler kunder efterfrågar ett alternativt sätt att komma i kontakt med företag på. Det har även blivit allt vanligare att arrangera både konferenser och event online. Anledningen till detta är att betydligt fler kan deltaga utan att behöva lämna hemmet eller arbetsplatsen. När man som företag arrangerar ett event online finns det dock en del saker som man måste ta hänsyn till och tänka på. Exempelvis måste man fokusera på det visuella så att deltagaren inte tappar intresset.

Planera upplägget

När man som företag ska arrangera ett event är det viktigt att planera upplägget innan. Exempelvis kan det vara bra att i förtid bestämma sig för vilken målgrupp eventet ska rikta sig till. Eftersom det är allt fler företag som fokuserar på digitalisering är det viktigt att ha en strategi som urskiljer ens egna företag från mängden. Som tur är finns det också företag som kan hjälpa till med anpassningen till digitaliseringen och innovativa lösningar. På så sätt behöver man som företagsägare inte känna sig utanför i sammanhanget.

Prova tekniken

Att hålla en konferens online innebär också att man måste använda sig av någon typ av teknik. Vanligtvis innebär detta att man har ett program som används för att skicka ut inbjudningar via E-post, eller att deltagare kan registrera sig via Linkedin exempelvis. Genom att använda denna typ av program går det också att ange sig själv som paneldeltagare eller värd av konferensen. I sin tur kan värden hantera de olika funktionerna under konferensen. Det är exempelvis väldigt viktigt att kunna stäng av andras mikrofoner. Det är nämligen vanligt att folk glömmer stänga av sina mikrofoner när de kommer in i samtalet.

Om man har deltagare som ska hålla i ett föredrag under konferensen kan det också vara bra att ha en genomgång med dem innan konferensen startar. Det kan exempelvis handla om att man loggar in 30 minuter innan konferensen startar för att kolla så att tekniken fungerar ordentligt.

Att förbereda en konferens eller ett event innebär mycket arbete. En konferens kräver ofta många olika produkter och material på plats, som kolsyrat vatten, whiteboards och anteckningsmaterial. Allt detta och mer därtill går att hitta på https://www.officedepot.se/ som har ett stort sortiment av kontorsprodukter och kontorsmaterial.

Så blir konferensen lyckad

Oavsett vilket tema som konferensen kommer att hållas inom så finns det ett antal olika produkter som behöver finnas med för att det ska bli ett lyckat event. Att ha bra ljud är också viktigt. Baserat på hur många deltagare som kommer till eventet kan det behövas en eller flera högtalare, en ljudanläggning och mikrofoner.

Inför konferensen behövs en bra planering, med tydliga förutsättningar och mål. Vad är syftet med konferensen? Kommer det att hållas några sociala aktiviteter under tiden som den pågår? Det är viktigt att ha målgruppen klar för sig så att alla deltagare känner sig välkomna. Om besökarna har särskilda behov vad gäller mat, allergier eller vegetariska preferenser kan det resultera i stora problem att inte känna till detta i förväg.

Att ha rätt lokaler är också nödvändigt för att resultatet ska bli bra. En konferens kan anordnas i många olika miljöer, som ett storstadshotell eller ute på landsbygden. Bokningen av konferenslokal måste ske i god tid och de salar där föreläsningar, matbespisning med mera ska hållas behöver förstås vara anpassade för antalet gäster. All kommunikation som sker kring konferensen behöver också planeras i detalj. Inbjudningar kan behöva skickas ut, marknadsföring göras och även tackkort eller e-post skickas efter att eventet har avslutats.

Nya metoder för konferens och event

Alla event är förstås inte traditionella, fysiska möten. En företagskonferens som anordnades nyligen hölls via virtual reality eller en “virtuell verklighet”, där hundratals deltagare var iförda VR-glasögon. Den virtuella programmerade verkligheten blev arena för mötet i stället för en traditionell konferenslokal. Anledningen till att konferensen hölls på detta sätt var den pågående coronapandemin, vilket gjorde det omöjligt att träffas fysiskt. Konsultföretaget Kvadrat stod för att anordna konferensen i VR. Eventet blev lyckat och avslutades också med virtuell after work på en solbelyst takterrass. Många eventbyråer har i efterhand blivit intresserade av att hålla egna VR-konferenser, vilket har öppnat upp för en ny arbetsmarknad.

Förutom friskvård är så kallad teambuilding något av det viktigaste för ett företag att satsa på. Det är viktigt att skapa en bra gruppkänsla på jobbet och att hela tiden stärka samarbetsförmågan, då grupper och avdelningar på jobbet är sammansatta av många individer som måste lära sig att gemensamt sträva mot uppsatta mål.

Hur kan då ett teambuildingevent se ut? För det första är det viktigt att placera de anställda utanför arbetsmiljön. Se över några olika miljöer och fundera över vad som kan passa just din grupp beroende på årstid och gruppstorlek.

Gemensamma aktiviteter är a och o när du utför teambuilding. Vissa personer är lite tveksamma till aktiviteter så ta en titt på partykungen.se och köp med lite roliga artiklar för att lätta upp stämningen. Det bästa sättet att bli sammansvetsad som grupp är att skratta ihop och det är svårt att hålla sig allvarlig när kollegan har en krokodilmask på huvudet.

Aktiviteter kan vara både teoretiska och praktiska. Det finns många kända test man kan göra för att ta fram till exempel olika personlighetstyper. Det brukar vara uppskattat och skapa livliga diskussioner. Praktiska övningar man kan göra är till exempel att ställa sig i en avgränsad ring där målet är att alla ska få plats och ringen blir mindre och mindre vilket kräver kommunikation och samarbete.

En annan övning som med fördel görs utomhus är att skriva ut företagsnamnet och använda sina kroppar som bokstäver. Det behövs inte många verktyg för en bra teambuilding, en enkel övning kan vara att teamet ska flytta ett gäng tennisbollar från ett ställe till ett annat, utan att använda sig av händer eller armar. Alla övningar som innefattar kommunikation, målsättning, problemlösning och framförallt samarbete är otroligt bra för teambuilding. Försök att få ihop teambuildningdagar åtminstone ett par gånger per år för att fortsätta jobba på och stärka gruppkänslan.

Att ha en konferens i en annan miljö än den som man vanligtvis arbetar i kan underlätta för de anställda och även ge störst nytta. För högsta möjliga fokus och även för att bli inspirerad för att ta till sig ny information kan det göra enorm skillnad med ett miljöombyte.

En konferens kan ske i ett livligt hotell mitt inne i storstaden eller ute på landsbygden i den härliga naturen. Båda miljöerna kan kännas innovativa och inspirerande beroende på vad den vanliga miljön för de anställda är. Att få komma ut i naturen kan många se som befriande och ge lugn och harmoni. Men att spendera en konferens inne i storstaden kan ge mycket inspiration och tävlingsanda.

Ett bra tips är att vara ute i god tid med att boka och planera en konferens för att den ska ge så mycket nytta som möjligt. Att besöka flera alternativ för konferensen kan vara en bra idé. Samt att tänka igenom en god strategi för hur informationen ska ges ut till konferensens deltagare. Deltagarna ska känna att det är välplanerat och att dagen flyter på som den ska utan onödig dötid eller oplanerade avbrott.

Informationen som ska förmedlas under konferensen är det allra viktigaste fokuset då det är själva anledningen för konferensen. Gå igenom en taktik för hur man på bästa sätt kan få ut information på det mest effektiva sättet. Ett miljöombyte gör väldigt mycket, det kan gynna konferensen att tänka igenom ett program för dagen eller dagarna som ger deltagarna chansen att mötas på andra sätt än hur de vanligtvis möts i vardagen.

Att anordna en konferens utomlands behöver dock inte vara så kostsamt som många kanske tror. Att hyra en lokal på plats i Sverige kan kosta en del, då mat och hotellnätter har ett ganska högt pris i de nordiska länderna i jämförelse med andra länder längre söderut. I samband med allt billigare lågprisflyg och viljan hos hotellägare utomlands att fylla ut hotell under lågsäsong så kan det bli en ren succé prismässigt att bjuda sina anställda till en utlandsupplevelse. Det finns många goda möjligheter att få ner pris och momskostnader genom att se över det alternativet.

Grupp- och gemenskapskänsla är en stor anledning till varför man gärna funderar på att ta konferensen utomlands. Det finns en hel del populära destinationer som inte ligger alltför långt bort då ett långt flyg kan vara besvärligt för en del deltagare. Ett flertal länder i Baltikum har blivit alltmer populära för konferensändamål då det är relativt enkelt att pressa ner priset för både mat och hotell där. Vädret där är milt och behagligt, samt så blir det en annorlunda upplevelse för deltagarna, istället för den klassiska varianten; hotellet nära kontoret.

En konferens kan anordnas av flera olika anledningar och med vitt varierande syften. Det kan röra sig om ett möte mellan proffs inom en viss bransch, en presentation av en ny vara eller tjänst eller en del av teambildande på ett företag. Läkare, rörmokare, finanshajar, clowner, hundägare eller alla anställda på en fabrik – deltagarna beror på varje unikt tillfälle.

Att organisera en konferens med ett visst tema är både kul och populärt för alla inblandade. Huruvida temat i sig spelar huvudrollen eller om det ska tjäna ett visst syfte beror på den som arrangerar det. Det är enkelt att uttrycka temat och dess funktion i nyhetsbrev och digitala anmälningsformulär från ungapped.se och i den här artikeln kan du läsa om exempel på vardera sorterna. Förhoppningsvis ger de dig några bra idéer om hur du själv ska anordna ett event.

Temakonferens för temats skull

Temakonferenser där temat utgör själva syftet brukar ofta arrangeras för personer som sysslar med en viss sak som hobby eller yrke. Trollkarlar kan gå på en trollkarlskonferens för att lära sig nya trick, utbyta idéer eller få trolleriredskap presenterade för sig. Sci-fi-event organiseras för individer som tycker om filmer och böcker som handlar om just det och utgör dessutom ett tillfälle för dem att komma klädda som Han Solo eller Agent J. Här handlar det framförallt om nöje, även om det kan ligga kommersiella intressen bakom eventet, exempelvis att sälja gadgets eller marknadsföra en ny film.

Temat som sammanhållande tråd

En konferens kan också ha ett tema i syfte att illustrera eller förena olika branscher. Om olika byggföretag ska diskutera nya material eller tekniker så kan eventets tema vara Byggare Bob. Ett företag som vill jobba på de anställdas samarbete kan låta ämnet “maskeras” som en konferens om hur musik förenar alla typer av människor. Genom att avleda huvudsyftet lite grann blir stämningen mer avkopplad och trivsam och dessutom underhållande för alla.

Personlig utveckling och vidareutbildning är viktigt för många roller i företaget. Ofta läggs det stora resurser på de högsta cheferna, men det är minst lika viktigt att andra roller får vidareutvecklas. En ledare är nödvändigtvis inte en chef. Inom alla organisationer och företag finns det ledare som inte har chefsmandat. Det kan till exempelvis handla om gruppledare och projektledare. Dessa har ofta nära kontakt med andra anställda och är därför viktiga ledare inom organisationen. Här kan du läsa mer om varför utbildningar, konferenser och mässor är viktiga för personer i ledande roller.

Utbildning

Ledare utan chefsmandat är nyckelspelare i organisationer och företag. De har vanligtvis betydligt närmare och tätare kontakt med medarbetare än de högsta cheferna. Det är oftast gruppledare och projektledare som ger och tar emot feedback, håller ihop gruppen, hanterar konflikter och tar de svåra samtalen med medarbetare. Detta kräver kunskap om att leda sig själv såväl som andra. Mgruppens ledarskapsutbildning att leda utan att vara chef är skräddarsydd för personer i denna typ av utmanande ledarskapsroll. Utbildningen ger ökad medvetenhet och konkreta tekniker som du kan implementera i din yrkesroll. Ditt personliga ledarskap är avgörande för ditt inflytande över gruppen. Till skillnad mot chefspositioner, där personen fått mandat på grund av olika faktorer, är det ofta personlig egenskaper som gjort att dessa ledare naturligt hamnat i en ledande roll.

Mässor och konferenser

Mässor och konferenser är mycket viktiga för personer i ledarroller, inte minst de som inte har chefsmandat, eftersom det ger en möjlighet att nätverka och utbyta erfarenheter med personer i liknande situationer. Det finns otaliga konferenser och mässor och det bästa är att välja en som passar ditt yrkesområde eller position. I takt med digitaliseringen erbjuds allt fler digitala konferenser vilket gör att du kan delta utan att behöva resa långt.

En konferens ska vara både nytta och nöje för deltagarna. I många företag och branscher är det ett tillfälle att mötas, diskutera, utvecklas och göra affärer. Även om de digitala verktygen har utvecklats snabbt och möjligheterna att artbeta och träffas på distans är större än tidigare, så kan det inte ersätta det fysiska mötet. Att träffas fysiskt har fortfarande en viktigt funktion för både beslutsfattande och affärer. Det viktigt att programmet även innehåller tillräckligt med pauser och underhållning för att lätta upp stämningen och låta deltagarna lära känna varandra.

Exempel på underhållning som brukar vara uppskattad på konferenser är musikframträdanden, mingel och gemensamma utflykter. Avsätt också tillräckligt med tid för pauser och återhämtning. På det här sättet har deltagarna större möjlighet att under avslappnade former fortsätta eller påbörja viktiga diskussioner. Mer lättsamma inslag som roliga tävlingar kan uppskattas eftersom de ger deltagarna en möjlighet att slappna av. Tänk på att alltid erbjuda alternativ till alkohol och arrangera aldrig spel där pengar är inblandade. Det kan finnas deltagare som lider av alkohol eller spelmissbruk och som inte har lust att vare sig delta eller förklara för sina kollegor varför de avstår.

Att erbjuda en upplevelse i anslutning till konferensen är ofta uppskattat och kan ge stort mervärde. Det behöver inte vara särskilt äventyrliga upptåg utan kan vara en chokladprovning, yoga för nybörjare, eller en vandring på en naturstig. En föreläsning om något som inte ligger inom deltagarnas kompetensområde men samtidigt är relevant kan ge vidgade perspektiv.

Oavsett vilken bransch du jobbar i är konferenser förmodligen någonting som dyker upp då och då. Vissa ser fram emot dem, andra ser dem som rätt trista och oinspirerande. Om du hör till de sistnämnda kan du ju finna åtminstone någon ljusglimt med den pågående pandemin i att man ställt in så gott som alla konferenser. Alldeles oavsett kommer det förmodligen en tid då konferenserna drar igång igen, det gäller också för World Clown Associations årliga clownkonferens.

Jobbar clowner ibland på kontor? Ja, varför skulle inte göra det? Detsamma kanske gäller för dig. Om ditt företag letar efter en ny attraktiv kontorsyta kan ni vända er till Workaround. De förmedlar kontorsplatser framför allt i Stockholm. Det bästa av allt är att de kan hjälpa er med att förhandla om hyror samt ge er hyresrabatter som gör det lättare att komma igång med verksamheten. Besök dem på Workaround.io för att hitta er nästa kontorslokal.

World Clown Association har precis som alla andra ställt in sin årliga konferens det här året. Mellan den 8-12 mars nästa år kommer dock nästa clown-konferens gå av stapeln i Northbrook, Illinois om allt går som det ska. Temat för konferensen kommer att vara 1920-talet. Clowner från hela världen är välkomna att besöka konferensen och dela erfarenheter med varandra om hur man bäst underhåller allt från kontorsjobbare till barnkalas.

Konferenser kan visserligen bjuda både på roliga möten och inspiration, i de flesta fall är de dock tämligen ordinära affärer (om du hör till dem som inte ser fram emot den årliga konferensen på ditt företag kan du ju glädja dig åt att den nu förmodligen är inställd). Det finns dock gott om människor runtom i världen som har udda intressen eller väldigt annorlunda jobb och de samlar sig förstås också ibland till konferenser. En sådan udda konferens är de amerikanska Lincoln-imitatörernas årliga konferens.

Hur Lincoln-imitatörer generellt sett sköter sina personliga finanser har jag förstås ingen aning om. Jag vet däremot att de, liksom ditt företag, skulle kunna ha stor nytta av tjänsterna som erbjuds av Fakturino. Hos Fakturino kan du nämligen hitta och jämföra mellan olika former av företagsfinansiering. Om du vill hitta exempelvis företagslånet som är mest gynnsamt för ditt företag är Fakturino tjänsten för dig.

Association of Lincoln Presenters är en sammanslutning av män som spenderar delar av sina liv med att imitera USA:s forne president Abraham Lincoln. Organisationen startades i början av 1990-talet när Dan Bassuk, som själv imiterade Lincoln, i ett sammanhang mötte ett par utklädda till Lincoln och dennes fru Mary Lincoln. År 1997 hade organisationen vuxit till att omfatta 100 Lincoln-imitatörer! Med en så pass stor organisation säger det sig självt att man behöver ha regelbundna konferenser.